Política de Privacidad para huéspedes y clientes
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Esta Política de Privacidad explica cómo TheUrbanHosts trata los datos personales de sus huéspedes y clientes en relación con la gestión de sus reservas de alojamiento y las comunicaciones mantenidas por WhatsApp.
1. Responsable del tratamiento
Razón social: The Urban Hosts S.L.
CIF: B01638220
Domicilio social: C/ Huertas de la Villa, Bajo Izq., 48007 Bilbao, Bizkaia
Teléfono: 944 94 85 33
Contacto de privacidad: [email protected]
2. Finalidad del tratamiento
Tratamos los datos de nuestros huéspedes y clientes para:
- gestionar la reserva de alojamiento (confirmación, entrada, estancia, salida e incidencias asociadas);
- comunicarnos con el huésped o cliente por WhatsApp en relación con su reserva o estancia, incluyendo el envío de información práctica sobre el alojamiento, la resolución de dudas y la atención de incidencias;
- dar cumplimiento a las obligaciones legales aplicables a la actividad de alojamiento turístico.
3. Datos que tratamos
En función del canal por el que se genera la relación, podemos tratar:
- Datos de la reserva: nombre, número de teléfono, correo electrónico, alojamiento reservado, fechas de entrada y salida, canal de reserva y estado de la misma. Estos datos proceden del propio huésped, de la agencia u OTA a través de la que reservó, o de nuestro sistema de gestión de reservas (Kross Booking).
- Datos de la comunicación por WhatsApp: número de teléfono, nombre de perfil visible en WhatsApp, contenido de los mensajes de texto intercambiados, y archivos adjuntos que el huésped envíe o reciba (imágenes, documentos, notas de voz o vídeos), junto con la fecha, hora y estado de entrega de cada mensaje.
- Vínculo entre reserva y conversación: cuando un huésped nos escribe por WhatsApp, cruzamos automáticamente su número de teléfono con el número de teléfono registrado en sus reservas, con el único fin de que nuestro personal pueda identificar de forma ágil a qué reserva corresponde la conversación y ofrecer una atención más rápida. Este cruce se realiza internamente y no se comunica a terceros ajenos a la prestación del servicio.
No utilizamos estos datos para elaborar perfiles publicitarios ni para fines ajenos a la gestión de la reserva y la atención al huésped.
4. Base jurídica
El tratamiento se basa en la ejecución del contrato de alojamiento o reserva suscrito con el huésped o cliente, así como, cuando corresponda, en el cumplimiento de obligaciones legales aplicables a la actividad de alojamiento turístico y en el interés legítimo de TheUrbanHosts en ofrecer una atención al cliente adecuada durante la estancia.
5. Destinatarios y encargados del tratamiento
Los datos son accesibles al personal de TheUrbanHosts que los necesite por sus funciones, así como a los siguientes proveedores que actúan como encargados del tratamiento:
- Meta Platforms Ireland Ltd., como proveedor de la plataforma WhatsApp Business, para el envío y recepción de los mensajes.
- Nuestro proveedor de gestión de reservas (Kross Booking), para la administración de las reservas de alojamiento.
No vendemos datos personales, no alquilamos bases de datos y no compartimos esta información con fines publicitarios.
6. Transferencias internacionales
El uso de WhatsApp Business Platform puede implicar el tratamiento de los mensajes en servidores de Meta ubicados fuera del Espacio Económico Europeo. En estos casos, Meta aplica las garantías exigidas por el RGPD, como las Cláusulas Contractuales Tipo u otro mecanismo de transferencia válido. Puede solicitarse más información sobre estas garantías a través del correo de contacto indicado en el apartado 1.
7. Conservación de los datos
Conservamos los datos de la reserva y de las conversaciones por WhatsApp durante el tiempo necesario para gestionar la estancia, atender incidencias relacionadas y cumplir con las obligaciones legales y contractuales aplicables, incluido el plazo necesario para atender posibles reclamaciones. Transcurrido ese plazo, los datos se eliminarán o anonimizarán de forma segura, salvo obligación legal de conservación adicional.
8. Seguridad de la información
Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para proteger los datos frente a pérdida, alteración, acceso o divulgación no autorizados, incluyendo control de acceso restringido al personal autorizado, cifrado en las comunicaciones con WhatsApp Business Platform y almacenamiento en sistemas propios protegidos.
9. Derechos de protección de datos
Los huéspedes y clientes pueden ejercer, cuando proceda, sus derechos de:
- acceso a sus datos personales;
- rectificación de datos inexactos;
- supresión;
- oposición al tratamiento;
- limitación del tratamiento;
- portabilidad, cuando sea técnicamente posible y legalmente aplicable.
Las solicitudes pueden enviarse a [email protected], indicando el derecho que se desea ejercer y aportando la información necesaria para verificar la identidad. También puede presentarse una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos u otra autoridad de control competente.
10. Decisiones automatizadas y publicidad
No utilizamos estos datos para adoptar decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o similares sobre el huésped. Tampoco empleamos estos datos con fines publicitarios ni de perfilado comercial.
11. Menores de edad
Cuando una reserva incluya menores de edad como acompañantes, el titular de la comunicación por WhatsApp y responsable de facilitar los datos será siempre la persona adulta que realiza o gestiona la reserva.
12. Cambios en esta política
Podremos actualizar esta Política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. La fecha de la última actualización se muestra al inicio de este documento.